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居家视频会议因注意5个小细节

一场成功的简报视讯会议，事前要准备的细节并不少。中共病毒（武汉病毒）蔓延全球，改变人们的生活方式，也改变上班族朝九晚五的工作模式。一些企业为了营运不中断，提供员工远距工作和视讯会议。在家工作虽然环境轻松、自由，但是召开视讯会议时，仍要展现职场上的专业，可千万别暴露在家工作松散、邋遢的一面，那可是会给你的形象减分！

如果您的工作经常要在众人面前做简报，如主持大型会议、活动或商业展览。现在，您得适应在家用视频与看不到的观众互动。适合于讲台上的简报方式不一定适用于网络视频会议，因为你看不到观众，不知道观众的情况，而观众在面对视频开会也容易分心。那么，应该如何调整简报方式才能凝聚观众的注意力呢？

这里为大家介绍一些方法，帮助您在视频会议中脱颖而出。

1. 浓缩简报内容

采用视频简报的挑战之一是观众的注意力很短暂，不会一直盯着萤幕中的您。除非您经常变换角度、手势或使用一些道具。尤其如果您的观众是主管的话，主管的时间宝贵，会更希望看到有效率的简报。

根据心理学家研究，人的注意力持续时间与年纪和所从事的活动有关。这个持续时间是指针对某一活动持续的时间，成年人的持续注意力只能维持7～10分钟，超过这个时间之后的注意力只有一开始的50%以下。

如果您的简报内容枯燥、冗长，那麽视频会议的效果将会大打折扣。为了让观众保持关注度，您必须学习简洁、精炼的表达内容，把不必要的杂讯清除。首先，提高对方愿意聆听的动机，然后去芜存菁的陈述内容精华，把议题有条理的讲到对方心坎里。

海量的资料要化为有价值的资讯，需要经过筛选、消化、理出脉络，这也是训练自己如何用简短的话语传达清楚的概念，而不是模糊了观众的焦点。因此我们建议一份简报在实体报告需要1小时，那么召开视讯会议时可以制作30分钟版本、或15分钟版本的讲稿，将会达到更好的效果。（推荐阅读：五分钟的简报）

另外，在撰写简报内容，必须清楚自己的目标听众和其需求，才能真正“对症下药”。比方销售部门注重产品提高市占率、业绩成长，生产部门是产品性能、特质符合市场需要；但是这些部门共同大目标都是要让公司获得利润，可是他们的语言、思考角度却都不同，这都是视频简报需要考虑进去的。

2. 直接跟观众对话

对于视频演讲者来说，另一个挑战是拉近与观众之间的距离，同时还要帮助观众与观众之间产生连结。避免自说自话的情况发生。

善用语言的技巧也是一个好的办法，比方在演讲中使用“你”，而不是“大家”；例如说“你能看到我吗？”，要比说“大家能看到我吗？”更能拉近与观众之间的距离。

还有，建立观众之间的联系可以多用“我们”，让观众感觉和演讲者是属于同一个群体。线上即席问答（Ｑ＆Ａ）的设计可以提高和观众的互动，延长观众的注意力。如果受众者不习惯公共论述，也可以先假设会遇到的问题，并提前准备答案，不论自问自答或先让观众有发问的机会再解答，都可以加深参与者对议题的了解和印象。

比如这次中共病毒疫情，各大企业、机关面对有意申请经济纾困的员工或民众，在贷款或补助方案的视讯说明会上，可以先将会遇到的状况，先行胪列并详加解答，有助于申请流程的顺畅。这样的问答方式也会和观众产生情感上的连结，进而对政策有认同的共鸣。

3. 萤幕共享同步更新讯息

视频简报会议不同于实体会议面对面的沟通，因此对于观众取得讯息的同步性更不易掌握。如果希望观众能聚焦讲者在说明的数据、参考文档、图片或影片等信息，设置屏幕共享是不错的选择。它相当于您使用雷射笔，标注重点、减少干扰、辅助对内容的理解。

只是使用这个功能要注意：如果其中一方的网速慢或网络有干扰，其他观众看到的屏幕共享信息可能无法同步更新。因此，偶尔缓慢开会的速度，询问观众看到的信息是否与您在同一页面上，可以确保他们都跟上节奏。此外，使用屏幕共享之前，最好关掉电子邮件、网路电话、即时通讯软件等，以免在共享屏幕时出现不必要的干扰。

另外，在视频简报会议中使用多媒体方式（图片、影片、幻灯片、萤幕共享等）虽然可以有效辅助简报演说，但是应适度使用，避免过于绚丽多样而喧宾夺主，分散观众的注意力而忽略了演说的内容。

4. 提前准备

要完成一场成功的简报，事先的计划和准备必不可少。就像现场演讲之前会先测试声音和媒体设备一样，线上简报同样需要事先准备。

建议至少提前几天准备，除了演练说稿，还要检查视频应用软件是否能正常工作，摄像机的距离是否合适，麦克风的位置如何放置，声音大小是否合适，演讲时的衣着等等，这些细节都需要考虑。可能的话，最好有备用的视频软件，万一目前的软件出现状况不能使用，可以有备用软件替代。

5.  注意背景画面和声音

为了避免分散观众的注意力，在视频会议中，要特别注意背景画面和声音。如果您的背后是一些衣服、堆着凌乱书籍的书架，或者恰巧有人经过的走廊，这些都会让您的简报显得非常不专业，达不到好的效果。

如果您在家拥有一间独立的办公室或书房是最好的，如果没有的话，也可以尝试一下更专业的视频会议软件，比如Cisco Webex meetings，它允许使用者选择一个适合的图片作为背景，比如办公室图片、会议室图片等，这样您在说话时，观众看到的就是一个专业的背景画面了；当然它也有模糊背景的功能。

另外，背景声音也会影响说话效果。开会之前，请确保您的宠物不在身边，孩子们也要保持安静。另外建议尽量使用外置麦克风，这样可以过滤掉汽车或飞机经过的噪音。使用耳机上的微型麦克风说话，音质和噪音比对着笔电麦克风讲话效果更好。

“一场有力度的会议，会改变人们看事情的角度，也可以解决窒碍难行的困境。”因为人们会从会议中有所启发，并为难题寻求解决方法，或激发创意等。举例来说，小至远端解决公司财务问题，大至国家防疫措施的探讨，如近期美国号召十九个国家举行空军防疫视讯会议。

尽管现在各国逐渐“开放居家令”，但是疫情仍具不稳定性，未来使用视频会议的机会还会有。不妨把它当作一个新的、有趣的经验和技能，多多练习。虽然有些挑战，却是个人技能成长的机会。抓住机会，保证您在未来的职场上更具风采。